Die 4Er-Methode

Die 4Er-Methode liegt allen unserer Trainings und Trainingskonzepten zugrunde. In diese haben wir unsere Erfahrungen aus unzähligen Anwenderschulungen einfließen lassen. Darüber hinaus berücksichtigt die 4Er-Methode auch eigene Analyseergebnisse und Erkenntnisse, welche Umstände und Voraussetzungen die Annahme technischer Lösungen durch die Anwender begünstigen oder auch erschweren.

Zunächst sind zwei Faktoren entscheidend, ob Anwender eine technische Lösung dauerhaft ihrer Bestimmung gemäß nutzen werden oder nicht: Einerseits muss die Lösung einen spürbaren praktischen Nutzen für die Anwender bieten, andererseits muss sie einfach, d.h. ohne technische und psychologische Hürden anwendbar sein.

Zur Einfachheit der Nutzung zählen auch Faktoren wie die Integration in die übrige technische Infrastruktur und die Höhe des Aufwands, der erforderlich ist, um die Technik in Betrieb zu nehmen. Eine Nutzung wird als bestimmungsgemäß bezeichnet, wenn sie die im Rahmen der Investitionsplanung vorgesehenen Möglichkeiten weitestgehend ausnutzt und sich nicht auf einige wenige Funktionen beschränkt. Stimmen diese Voraussetzungen, kann ein auf die Anwender und die Anwendungsszenarien abgestimmtes Trainingskonzept dafür sorgen, dass die technische Lösung dauerhaft und wie vorgesehen eingesetzt wird und damit ihren größtmöglichen Mehrwert entfaltet.

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass neue Methoden und Möglichkeiten von Anwendern am ehesten und schnellsten gelernt, behalten und praktisch umgesetzt werden können, wenn Analogien und Verbindungen zu bekannten Begriffen und Prinzipien hergestellt werden. Dies betrifft sowohl einzelne Werkzeuge und Funktionen als auch den gesamten Kontext an sich. So ist es entscheidend, alle Schulungselemente für die Teilnehmer soweit möglich in einen für sie relevanten, direkten praktischen Bezug zu setzen und nicht die Funktionen einer Software völlig losgelöst von der späteren Anwendung zu besprechen.

Die 4Er-Methode besteht aus vier aufeinander aufbauenden Ebenen. Diese sind als verschiedene Phasen zu verstehen, in denen sich Anwender oder Anwendergruppen befinden können. Nicht jede Ebene muss zwangsläufig vorhanden sein oder durchlaufen werden, dies hängt ab von den jeweiligen Voraussetzungen und Zielen der Anwendergruppen und des Unternehmens. Je höher die Ebene, desto intensiver die Nutzung der Lösung und desto stärker kann sich ihr Mehrwert positiv auf die Zielerreichung auswirken.

Ebene 1: Geräte „ersetzen“
Die Orientierung an bekannten Dingen und Vorgängen führt dazu, dass der Einstieg in die Nutzung einer neuen technischen Lösung häufig dadurch geschieht, dass bereits bekannte Funktionen und Vorgänge zunächst unverändert auf dem neuen Gerät verwendet werden. Das neue, wesentlich leistungsfähigere Gerät ersetzt also zunächst einfachere aber bekannte Geräte. Ein interaktives Whiteboard wird so im ersten Schritt lediglich als Display oder als Projektor eingesetzt. Alle darüber hinaus gehenden Funktionen kommen nicht zum Einsatz, da sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht bekannt sind und sich selten auf den ersten Blick erschließen. Passt die technische Lösung nicht in ausreichendem Maße auf die Anforderungen der Nutzer oder wird im Rahmen des Einführungskonzepts zur neuen Technik das Thema Change Management und Trainings nicht angemessen berücksichtigt, so ist das Risiko groß, dass die Nutzung nicht über diese Ebene hinaus geht. Durch die nicht bestimmungsgemäße Nutzung kommt der Mehrwert der Lösung jedoch nicht zum Tragen und die Investition ist gefährdet. Treten im Laufe der Zeit technische Probleme auf, etwa wegen unzureichender Wartung und Pflege des Systems, so fällt die Nutzung auf oder gar unter diese Ebene zurück. Durch Beheben der technischen Unzulänglichkeiten und Implementierung eines passenden Trainingskonzepts kann die Technik jedoch in den meisten Fällen „wiederbelebt“ werden.

Ebene 2: Funktionen „ergänzen“
Das Bekannte dient als Ausgangsbasis für die weiteren Schritte hin zum Einsatz der neuen Werkzeuge. Durch geeignete, am jeweiligen Einsatzszenario orientierte Anleitung lernen die Nutzer, neue Funktionen sinnvoll in ihre Prozesse zu integrieren und ergänzen die bekannten Methoden Schritt für Schritt mit den neuen Elementen.

Ebene 3: Prozesse „erweitern“
In dieser Ebene werden Prozesse erweitert und die Einsatzszenarien auf die Fähigkeiten der Technik hin optimiert. Die so angepassten Prozesse führen zu einer engeren Integration der neuen Möglichkeiten und Methoden, was den positiven Einfluss der Lösung auf Effizienz und Effektivität der Abläufe steigern kann. In der Regel muss sich die Technik nach den Prozessen richten, nicht umgekehrt. Der hier beschriebene Fall meint jedoch eine Anpassung im Sinne einer Optimierung bezüglich der Zielerreichung unter Ausnutzung der nun zur Verfügung stehenden neuen Möglichkeiten und nicht eine notgedrungene Anpassung, um Unzulänglichkeiten einer technischen Lösung zu umgehen.

Ebene 4: Die Art des Arbeitens „erneuern“
Werden Lösungen für Kommunikation und Collaboration flächendeckend in Unternehmen eingeführt, so kann dies die Art, wie wir  Zusammenarbeiten und kommunizieren, komplett verändern. Viele Unternehmen starten solche “new ways of working”-Initiativen, in denen alle relevanten Prozesse in verschiedenen Dimensionen und Schrittweiten komplett zerlegt und mit den neuen Möglichkeiten aktueller Technologie neu zusammengesetzt und damit erneuert werden.

Unsere Herausforderung bei der Konzeption und auch bei der Durchführung von Trainings besteht nun darin, die Anwender zu identifizieren und korrekt zuzuordnen. Im Rahmen dieser Einteilung sind weitere individuelle Faktoren wie Technikaffinität, Vorkenntnisse, die Position innerhalb der Organisationsstruktur und -hierarchie bis hin zu den Fähigkeiten des Einzelnen zu berücksichtigen. Ein Training – und damit auch die Einführung einer technischen Lösung in Organisationen – wird nur dann erfolgreich sein, wenn die Bedürfnisse und oben genannten Anforderungen der unterschiedlichen Anwendergruppen angemessen berücksichtigt werden.